В тайм-менеджменте это называется проблемой постановки целей. Начнем с того, что матрица Эйзенхауэра — это одна из самых матрица эйзенхауэра популярных техник тайм-менеджмента. Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США и генерал американской армии.
- Порой интуиция подводит, и в квадрат «важно и срочно» попадает чужак.
- Как и любой инструмент, матрица Эйзенхауэра имеет свои преимущества и недостатки.
- Хотите больше зарабатывать и обрести навыки, помогающие другим раскрывать свой потенциал?
- Важно ориентироваться на ключевые слова «для меня».
Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра
Главное — чтобы список дел в этом квадрате не был огромным и постоянным. Если в нем половина (или даже больше) списка задач, то тут уже стоит задуматься над своей продуктивностью и переосмыслить свою эффективность в целом. Чтобы в этом секторе было меньше задач, необходимо хорошенько проработать остальные три. Некоторые задачи можно и нужно делегировать — особенно из квадранта C.
В чем суть матрицы Эйзенхауэра?
Количество задач, которые можно оценивать, — неограниченно. В статье разбираемся, как такой простой инструмент сэкономит ваше время и силы для по-настоящему значимых в работе задач. А также поймем, как определить, какие задачи важные. Расставляя задачи по блокам матрицы Эйзенхауэра, обратите внимание, в каком квадрате их наибольшее количество. Последовательно решайте задачи из каждого квадрата.
Матрица Эйзенхауэра: что такое простыми словами
Чем хорошая простая и лаконичная структура матрицы — для неё не требуется особых инструментов и сложного программного обеспечения. То есть, несомненно, вы можете всё это использовать, но существуют и самые простые варианты. Крепкая основа вашей занятости и залог ментального здоровья. Работа, учёба, спорт, забота о здоровье, творчество — всё, что приносит вам пользу, радость, выгоду и результат.
За всё, что относится к категории «важно и срочно», мы берёмся безотлагательно или же немедленно кому-то поручаем, если это допустимо. Для многих именно этот пункт едва ли не самый сложный. Всячески поощряется трудолюбие, контроль и самостоятельность, которые, бесспорно, являются прекрасными качествами, но в умеренном количестве.
Метод распределения задач по срочности и важности приписывается генералу Эйзенхауэру. Сам метод упоминается практически на всех бизнес-тренингах, в купе с другими байками, историями и готовыми концепциями. Мы чувствуем себя усталыми часто как раз потому, что не умеем определять приоритетность задач и поручать их выполнение другим. Смысл матрицы в том, чтобы человек существенно облегчил и уравновесил своё расписание, используя такие важные инструменты, как расстановка приоритетов и делегирование. Как и любая техника тайм-менеджмента, Матрица Эйзенхауэра имеет свои несомненные достоинства и подводные камни и не является идеальным инструментом для всех без исключения. Если вы заняты выбором подходящего вам метода, примените к своему опыту достоинства и недостатки матрицы.
Исходя из этого, можно выбрать, какими делами нужно заняться безотлагательно, а какие могут подождать или вообще не нуждаются в выполнении. Если задачи пересекаются по дедлайнам, их можно делить внутри ячеек. Можно менять статус задач и переносить их из одной ячейки в другую. Например, если текущая задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в квадрат A.
Сюда относятся домашние дела или подготовительные этапы к более серьёзным целям. По возможности этот список лучше передать кому-то другому. Если вы работаете в команде и вам нужно визуализировать задачи и их приоритеты, можно делать это в специальных сервисах. Как вариант, можете сортировать задачи в выбранном шаблоне матрицы, а потом переносить их на командную доску. Третий подход включает установку целей для задач из всех квадрантов.
В этом квадранте сосредоточены дела, которые могут серьезно нарушить планы и снизить эффективность. Эти задачи, хоть и требуют внимания, не способствуют достижению основных целей. Примером таких задач может стать помощь коллеге в работе. Несомненно, оказывать поддержку сотрудникам, работающим с вами плечо к плечу, важно, но это не должно мешать выполнению собственных рабочих задач. В реальности жизнь и работу не всегда можно поместить в рамки четырёх квадратов.
Большие задачи, например, запуск собственного блога компании, можно декомпозировать на менее объёмные, и постепенно выполнять их. Так вы создадите устойчивую и понятную систему работы, где каждое действие имеет цель и результат. Один из важных уроков, которому учит матрица Эйзенхауэра — искать баланс.
Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.
Проблема заполнения сектора C состоит в том, что срочные задачи, предназначенные для него, можно легко перепутать с неотложными делами из квадранта A. В этом случае образуется неразбериха и те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, отодвигаются на второй план. Матрица предполагает высокий навык самоорганизации изначально. Иногда человек бывает не готов сразу эффективно анализировать задачи из квадрата — в оценке он может руководствоваться чувствами или собственными представлениями о важности.
Здесь же обитают просроченные задачи из других квадратов. Например, если человек забыл оплатить хостинг (типичная задача C), ему придется восстанавливать сайт в авральном режиме. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, планировать дела, делегировать задачи, оценивать продуктивность.
Важнейший из навыков высокоэффективных людей, который требуется для того, чтобы не находиться в состоянии постоянного стресса и не чувствовать, что гора задач всё растёт. Всю эту гору нужно уметь разобрать на отдельные камни, и все их рассортировать по важности. Ненужные дела, которые больше всего отвлекают от целей и по-настоящему важных проектов.
У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд. Это «упражнение» полезно периодически повторять. Если чувствуем, что нагрузка увеличилась, снова составляем матрицу и анализируем текущие задачи. Сосредоточение на личных приоритетах помогает вам двигаться к долгосрочным целям.
На эти вопросы дает простые и понятные ответы такой инструмент как матрица Эйзенхауэра. Расскажем о том, как работать в ней на практике. Существует иллюзия, будто задачи в матрице должны быть выполнены строго в определенном порядке. В действительности матрица Эйзенхауэра является не правилом, а советом. Как ее использовать — решать нам, ориентируясь на свои собственные потребности. Для проведения такого анализа создайте список задач, выполненных за определенный период (например, за месяц), и распределите их по матрице Эйзенхауэра.
